Datenschutz Verfahrensregister

Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO

Hinweis: Dieses Verzeichnis ist nicht veröffentlichungspflichtig.

1. Angaben zum Verantwortlichen

1.1 Verantwortliche Stelle (Art. 4 Nr. 7 DSGVO)
Motorradfreunde "Beinhart" Pirna e.V.

Ringstraße 27

D-01833 Dürrröhrsdorf - Dittersbach

1.2 Gesetzlicher Vertreter
Andreas Kühn

Vereinsvorsitzender

Postanschrift:

Ringstraße 27

D-01833 Dürrröhrsdorf - Dittersbach

015256113772
E-Mail: Kontaktformular⇒

1.3 operativ verantwortlicher Ansprechpartner

Andreas Kühn

Vereinsvorsitzender

Ringstraße 27

D-01833 Dürrröhrsdorf - Dittersbach

Postanschrift:

Ringstraße 27

D-01833 Dürrröhrsdorf - Dittersbach

015256113772
E-Mail: Kontaktformular⇒

1.4 Datenschutzbeauftragter
Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt, da die zugehörigen Tatbestände nach Artikel 37 DSGVO nicht vorliegen.

2. Grundsätzliche Angaben zur Verarbeitung

2.1 Bezeichnung der Verarbeitungstätigkeit
a) vereinsinterne Mitgliederverwaltung:
b) Datenerhebung von Besuchern des Internetauftrittes des Vereins:

2.2 verantwortlicher Ansprechpartner

Andreas Kühn

Vereinsvorsitzender

Postanschrift:

Ringstraße 27

D-01833 Dürrröhrsdorf - Dittersbach

015256113772
E-Mail: Kontaktformular⇒

2.3 Art der Verarbeitung / Name der Software
zu 2.1 a) Mitgliederverwaltung: Microsoft Excel
zu 2.1 b) Microsoft Excel

3. Allgemeine datenschutzrechtliche Anforderungen DSGVO

3.1 Zweckbestimmung
zu 2.1 a) vereinsinterne Mitgliederverwaltung:
- Nachweisführung der Teilnahme am Trainings- und Wettkampfbetrieb,
- Nachweis des Mitgliederbestandes gegenüber übergeordneten Verbänden zur Beantragung öffentlicher Zuschüsse und Förderungen
- Versicherungsnachweis im Rahmen der Sportversicherung des LSB

zu 2.1 b) Datenerhebung von Besuchern des Internetauftrittes des Vereins:
- persönliche Daten über Kontaktformular werden zur Beantwortung gestellter Anfragen und für Veranstaltungen verwendet.
- Wir protokollieren sämtliche Zugriffe auf Inhalte unserer Webseite. Hierzu gehören die IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffes sowie die von unserer Seite abgerufenen Daten. Eine Verarbeitung dieser Daten erfolgt nur dahingehend, dass wir IP-Adressbereiche, von denen unberechtigte Zugriffe (Login-Versuche, Spamming) auf unsere Seite erfolgten, für künftigen Datenverkehr sperren.

3.2 Rechtmäßigkeit der Verarbeitung nach Art. 6 DSGVO
zu 2.1 a) Einwilligung / Einwilligung Sorgeberechtigter / Vertrag

zu 2.1 b) Wahrung berechtigter Interessen des Verantwortlichen

3.3 Datenschutz-Folgeabschätzung nach Art. 35 DSGVO
Es besteht durch die Verarbeitungstätigkeit kein hohes Riskio für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen. Eine Datenschutz-Folgeabschätzung ist daher nicht erforderlich.

4. Erhebung der Daten

4.1 Kreis der betroffenen Personengruppen
Es werden zu folgenden Gruppen zur Erfüllung der Zweckbestimmung aufgeführten personenbezogene Daten bzw. Datenkategorien erhoben, verarbeitet und genutzt:

Mitglieder des Vereins
Interessenten an einer Mitgliedschaft
Beschäftigte des Vereins
Lieferanten des Vereins
Mitarbeiter übergeordneter Verbände sowie öffentlicher Einrichtungen
Besucher des Internetauftrittes
Teilnehmer an Veranstaltungen

4.2 Art der gespeicherten Daten

AbrechnungsdatenAdressdaten
Bankverbindungsdaten/Kreditkartendaten
Geburtsdatum
IT-Nutzungsdaten/Log Daten/Protokolldateien
IP-Adresse
Interessen/Präferenzen
Kontaktdaten
Lebenslauf
Name/Vorname/Anrede/Titel
Qualifikationsdaten
Standortdaten
Vertragsdaten
Vertragsstammdaten
Zahlungsdaten
Zeiterfassungsdaten

4.3 Herkunft der Daten
IP-Nutzungsdaten, IP-Adressen und damit verbundene Standortdaten werden vom Hoster erhoben, alle anderen Daten werden vom Betroffenen erhoben.

5. Empfänger oder Kategorien von Empfängern, denen die Daten mitgeteilt werden können

5.1 Interne Empfänger

Mitgliederverwaltung
Buchhaltung
IT-Sicherheit

5.2 Externe Empfänger und Dritte

Öffentliche Stellen, die Daten aufgrund gesetzlicher Vorschriften erhalten dürfen oder anfordern (z.B. Finanzbehörden, Stadt- und Kreisverwaltungen im Rahmen der Sportförderung, Sozialversicherungsträger, Aufsichtsbehörden).
Öffentliche Stellen der Strafverfolgung, zur Wahrung eigener Interessen im Falle von Angriffen auf unser Internetangebot oder unsere IT.
Externe Stellen (Auftraggeber und Auftragnehmer) im Rahmen der Auftragsdatenverarbeitung.
Weitere externe Stellen wie z.B. Banken / Steuerberater / Rechtsanwälte (Soweit dies zur Erfüllung des Vertragsverhältnisses notwendig ist.)

6. Zugriffsberechtigte Personen

6.1 zugriffsberechtigte Personen

Vorstandsmitglieder
Verantwortlicher für Mitgliederverwaltung
Verantwortlicher für Buchhaltung

6.2 Berechtigungskonzept

Vorstandsmitglieder sowie der/die Verantwortliche für die Mitgliederverwaltung erhalten Vollzugriff auf die von Mitgliedern erhobenen Daten.
Der/die Verantwortliche für Buchhaltung erhält Zugriff auf die für die Beitragsberechnung und Verbuchung gezahlter Beiträge notwendigen Daten (Anschrift, Zugehörigkeit zu Beitragsgruppen und Abteilungen sowie Bank- und Zahlungsverkehrsdaten).
Der/die Verantwortliche für IT-Sicherheit erhält Vollzugriff auf die von Mitgliedern erhobenen Daten (nur in Zusammenhang mit Gewährleistung der IT-Sicherheit der Mitgliederverwaltung).
Der/die Verantwortliche für IT-Sicherheit erhält Vollzugriff auf die im Rahmen der Gewährleistung der IT-Sicherheit sowie der Reichweitenermittlung der Homepage erhobenen Daten von Besuchern.

7. Auftragsverarbeitung als Auftraggeber

...

8. Datenübermittlung in Drittstaaten / internationale Organisationen

8.1 Übermittlung personenbezogener Daten
Die Übermittlung personenbezogener Daten in Drittstaaten findet ausschließlich nach schriftlicher Einwilligung des Betroffenen statt.

8.2 Drittstaaten / internationale Organisationen
Drittstaaten sind Länder außerhalb der EU / des EWR. Es bestehen keine Verbindungen zu Ländern außerhalb der EU.

8.3 angemessenes Datenschutzniveau
Die unter 8.2 namentlich aufgeführten Länder und Organisationen gewährleisten kein angemessenes Datenschutzniveau gemäß Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission (Art. 45 Abs. 3 DS-GVO). Eine Übermittlung personenbezogener Daten ist daher nur nach besonderer Prüfung vorzunehmen.

9. Regelfristen für die Löschung von Daten

9.1 Speicherdauer
Es bestehen vielfältige Aufbewahrungspflichten und -fristen. Nach Ablauf dieser Fristen werden die entsprechenden Daten routinemäßig gelöscht, wenn sie nicht mehr zur Vertragserfüllung erforderlich sind. Da persönliche Daten auch in der Buchhaltung und Veranstaltungsmanagement verwendet werden, hierzu nachfolgend weitere Erläuterungen:

Löschung nach 10 Jahren:
- Buchhaltungsdaten, also beispielsweise über die Zahlung von Mitgliedsbeiträgen oder die Erstattung von Auslagen.
- Teilnahmelisten an Veranstaltungen

Löschung nach 6 Jahren:
- Daten über Aufwandsentschädigungen und vergleichbare Vergütungen
- Geschäftsbriefe und E-Mails

Löschung nach 3 Jahren:
- Beitritts- und Kündigungserklärungen (Löschung erfolgt 3 Jahre nach Kündigung des Vereinsmitglieds)

Daten, die nicht unter die vorstehenden Aufbewahrungsfristen fallen, werden gelöscht, sobald diese nicht mehr für den Zweck der ursprünglichen Speicherung benötigt werden. Dies betrifft beispielsweise unmittelbar nach Wirksamwerden der Kündigung, Größenangaben für Teambekleidung, E-Mail-Adresse und Telefonnummer sowie die eventuelle Erfassung in internen Ergebnislisten.

9.2 technische Beschreibung der Datenlöschung
Personenbezogene Daten in automatisierten Datenverarbeitungssystemen werden durch Entfernen des entsprechenden Datensatzes gelöscht. Da zur Aufrechterhaltung der Datenintegrität und Datensicherheit jedoch von der Datenbank Sicherheitskopien gefertigt werden, setzt der Verein die sichere Löschung von personenbezogenen Daten wie folgt um:
- Sicherungskopien der Datenbank werden spätestens 3 Jahre nach Erstellung der Sicherung durch mehrfaches Überschreiben sicher gelöscht.
- einzelne personenbezogene Daten, die nicht in einem Datenverarbeitungssystem, sondern manuell erfasst wurden, wie eingescannte Dokumente, werden, sobald die Notwendigkeit für deren Speicherung entfällt, durch mehrfaches Überschreiben der einzelnen Datei sicher gelöscht.
- E-Mails, die personenbezogene Daten enthalten, werden durch Löschen und anschließendes Leeren des Ordners mit gelöschten Elementen gelöscht.
- Datenträger des Vereins, auf denen personenbezogene Daten gespeichert wurden, werden durch mehrfaches Überschreiben des gesamten Datenträgers sicher gelöscht, bevor eine Weitergabe an Dritte oder Entsorgung erfolgt.
- manuell erfasste oder dokumentierte personenbezogene Daten in Papierform werden zur Vernichtung gesammelt (hierbei weiterhin als zu schützende Daten behandelt) und vom Verein an ein zertifiziertes Unternehmen zur Aktenvernichtung überstellt. Soweit Funktionsträger des Vereins beruflich Zugriff auf entsprechend zertifizierte Unternehmen haben und auch im Rahmen ihrer Tätigkeit als Angestellter oder Selbständiger den Datenschutzbestimmungen unterliegen, darf sich der Verein der Dienste dieser Funktionsträger bedienen, um in Papierform vorhandene personenbezogene Daten einer gesicherten Vernichtung zuzuführen. Der entsprechende Nachweis der Vernichtung durch das zertifizierte Unternehmen ist dem Verein als Kopie zu überlassen.

10. Beurteilung der Angemessenheit technischer und organisatorischer Maßnahmen (TOM)

10.1 Allgemeine Beschreibung
Die Erfassung von Daten über die Homepage des Vereins, die Speicherung in der Vereinsverwaltung, die Verarbeitung im Zahlungsverkehr sowie die Übermittlung von Daten innerhalb des Vereins sowie an berechtigte Dritte erfolgt ausschließlich über gesicherte Verbindungen (SSL/TLS).

Der Zugriffsschutz für die Datenbank zur Mitgliederverwaltung wird durch ein System der Zugangsbeschränkung gewährleistet. Dies beinhaltet neben einer Sicherung über Benutzername und Passwort zusätzlich eine Beschränkung auf explizit zugelassene IP-Adressbereiche. Hierzu müssen Computer der Zugangsberechtigten für jeden einzelnen Zugangspunkt zum Internet (Provider) beim Verantwortlichen für IT-Sicherheit angemeldet werden. (deny from all, allow for separate). Für die gesicherte Übertragung zwischen Client und Server ist die Webadresse mit einem SSL-Zertifikat versehen. Im Rahmen der Auftragsverarbeitung erfolgt regelmäßig eine Kontrolle auf Schadcode.

Die Sicherheit der Verbindung zur öffentlichen Homepage wird durch ein SSL-Zertifikat hergestellt. Vereinsinterne Berichte und Fotosammlungen werden zusätzlich durch ein Passwort geschützt. Sämtlche Zugriffe auf die Homepage werden im Rahmen der Auftragsverarbeitung (siehe Ziffer 7) protokolliert. Diese Protokolle werden regelmäßig auf Auffälligkeiten überprüft. Sofern bei den Überprüfungen festgestellt wird, dass Zugriffsversuche auf geschützte Bereiche oder Systemroutinen von Seiten nicht dazu Berechtigter erfolgt sind, erfolgt für Adressbereiche außerhalb der Europäischen Union die Sperrrung des gesamten Adressbereiches (allow from all, deny from separates). Bei Zugriffsversuchen aus Adressbereichen der Europäischen Union erfolgt neben der Sperrung des Adressbereiches auche eine Sicherheitsmeldung an den jeweiligen Provider des Adressbereiches. Bei unerlaubten Zugriffsversuchen innerhalb Deutschlands erfolgt eine Sicherheitsmeldung an den Provider des Adressbereiches sowie in Kopie an das BSI. Der Adressbereich wird in diesem Fall nicht gesperrt.

Die Mitgliederdatenbank wird im Rahmen der Auftragsverarbeitung (siehe Ziffer 7) kontinuierlich gesichert. Zusätzlich werden vor jeder Veränderung der Programmversionen Komplettsicherungen des Gesamtprogramms sowie der Datenbank vorgenommen. Der Onlinespeicher wird regelmäßig auf Offline-Speichermedien gesichert.

Die Aufbewahrung von Daten in anderer als digitaler Form erfolgt in Räumlichkeiten mit Zugangsbeschränkung.

Alle Zugangsberechtigten des Vereins werden zur Einhaltung der Datenschutzbestimmungen verpflichtet.

10.2 verbleibendes Risiko
Trotz der unter 10.1 beschriebenen Maßnahmen besteht ein Restrisiko auf Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten. Hierzu zählen neben menschlichen Fehlern auch das technische Versagen einzelner oder mehrerer Sicherungssysteme.

Eine Erhöhung des Sicherheitsniveaus kann in erster Linie durch Verzicht auf die Erhebung sensibler Daten sowie den Verzicht auf Nutzung elektronischer Datenverarbeitungssysteme erreicht werden. Hierzu zählen:

Barzahlung aller Mitgliedsbeiträge
Erfassung von Teilnehmern an Sitzungen ausschließlich in Papierform.
Anschaffung eines Tresors entsprechender Sicherheitsstufe oder Anmietung eines Schließfaches für die Mitgliederverwaltung.
Anschaffung eines Aktenvernichters auf Vereinskosten.

Die vorstehend beschriebenen Maßnahmen zur Erhöhung der Datensicherheit sind in der Praxis nicht realisierbar. Eine Umsetzung dieser Maßnahmen würde letztlich dazu führen, dass der Verein sich nur noch mit dem Schutz personenbezogener Daten beschäftigt und keine Zeit mehr zur Verwirklichung der satzungsgemäßen Zwecke hätte. In der Folge wäre als sicherste Maßnahme zum Schutz personenbezogener Daten die Auflösung des Vereins zu empfehlen.

11. Stellungnahme durch den Datenschutzbeauftragten

Da der Verein nicht der Verpflichtung zur Bestellung eines Datenschutzbeauftragten unterliegt, entfällt eine entsprechende Stellungnahme.

12. Prüfung durch den Vereinsvorstand

Dieses Verzeichnis ist am 24.05.2018 durch den Vorstand geprüft und bestätigt worden.

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Wir untersagen die Weiterverwendung der Texte ohne ausdrückliche Genehmigung durch den Verein "Sportförderverein Feuerblume e.V." Eine entsprechende Anfrage kann über dieses Kontaktformular gestellt werden.

Quellenangaben:
"Text und Struktur: SFV Feuerblume e. V., www.hanabi-pirna.de/datenschutz.html, abgerufen am 24.05.2018"

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